کسبوکارها برای مدیریت بهتر منابع خود استفاده‌های متعددی از داده‌هایشان می‌کنند. این دادهها می‌توانند در جداول مختلف در بخش‌های حسابداری، فروش، بازاریابی، پشتیبانی، عملیات و … وجود داشته باشند. کارشناسان کسب‌وکار تلاش می‌کنند تا با تحلیل داده در بخش‌های مختلف بهترین تصمیمها را بگیرند و با رصد کردن نتایج در هر قدم سعی کنند عملکرد خود را به گونه‌ای تنظیم کنند تا به اهدافشان برسند.
ابزار رایج برای تحلیل داده در اکثر کسبوکارها در دنیا، نرم‌افزار اکسل (Excel) یا جداول آنلاین مثل جداول گوگل (Google Spreadsheets) است. اکثر کسبوکارها در دنیا در ابتدا داده‌های خود را به همین شیوه تحلیل می‌کنند. اما با توسعه کسب‌وکار و افزایش گردش کار این شیوه ممکن است نتواند با سرعت کافی به نیازهای کسب‌وکار پاسخ دهد. با بزرگ‌شدنِ کسب‌وکار و پیچیده‌تر شدن دادهها، تقاضای کارکنان برای مراجعه به منحنی‌های عملکرد کسب‌وکار افزایش می‌یابد و کارشناسان تحلیل داده ممکن است نتوانند اطلاعات مورد نیاز را به موقع به تصمیم‌گیرندگان برسانند.
از اکسل تا پاوربی‌آی
اطلاع سریع و بلادرنگ از آخرین وضعیت شاخص‌های کلیدی عملکرد ظرفیت بالایی برای جلوگیری بروز رفتارهای پرهزینه و هدررفت منابع دارد و اهمیت ویژه‌ای در کسب‌وکار دارد. در چنین شرایطی کسبوکارها برای بهره‌برداری موثر از دادهها سراغ گزینه‌های جدیدی مثل Power BI می‌روند و با ایجاد ارتباط با پایگاه‌های داده، خودکارسازی پیش‌پردازش‌ها و توسعه داشبوردهای مدیریتی اطلاعات را با سرعت بیشتری در سازمان به گردش در می‌آوردند و کیفیت تصمیمها را از این طریق ارتقا می‌بخشند.
کسب‌وکارهای کوچک و متوسط معمولا در ابتدا با به کارگیری اکسل، شاخص‌های مورد نظر خود را محاسبه می‌کنند و بر اساس آن‌ها تصمیم می‌گیرند تا موثرترین شاخص‌ها در عمل شناسایی کنند. شناخت عملی شاخص‌ها و آزمون‌و‌خطا برای وارد کردن داده در تصمیم‌گیری، کسبوکارها را برای طراحی درست و واقع‌بینانه داشبوردهای مدیریتی و استقرار سامانه‌های هوش تجاری آماده می‌کند. در واقع کسبوکارها زمانی سراغ استفاده از پاوربی‌آی می‌روند که بلوغ کافی برای توسعه و بهره‌برداری از سامانه‌های هوش تجاری را به دست آورده باشند.
هوش تجاری (Business Intelligence)
هوش تجاری (BI) به معنای فرآیندسازی برای جمع‌آوری، تحلیل و تبدیل دادهها به اطلاعات ارزشمند و قابل استفاده برای بهبود تصمیم‌گیری‌های در یک سازمان است. در این فرآیند، داده‌های خام از منابع مختلف جمع‌آوری شده، پردازش و پاکسازی می‌شوند و در قالب گزارش‌ها، داشبوردهای تحلیلی و نمودارهای تعاملی ارائه می‌گردند. هدف اصلی هوش تجاری این است که به مدیران و تصمیم‌گیرندگان کمک کند تا با استفاده از بینش‌های برآمده از دادهها، عملکرد سازمان را بهبود بخشند، هزینه‌ها را کاهش دهند و تصمیمات استراتژیک بگیرند.
کی سراغ Power BI برویم؟
اکسل یک ابزار قدرتمند برای مدیریت و تحلیل داده‌هاست و می‌توان آن را مهم‌ترین ابزار بهره‌برداری از داده در کسبوکارها مخصوصا در دوره راه‌اندازی و رشد آن‌ها دانست. در بسیاری از کسبوکارها اکسل یک ابزار ضروری برای تثبیت فرهنگ داده در سازمان است. اما با رشد کسب‌وکار و در هم تنیدن فرایندها مسائل جدیدی به وجود می‌آید و فناوری‌های جدید لازم می‌شوند.
از جمله موضوعاتی که مسئله شدن هر یک از آن‌ها می‌توان نشانه نیاز به فناوری‌هایی فراتر از اکسل برای تحلیل و گزارش شاخص‌های کسب‌وکار باشد می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
-
- به‌روزرسانی و خودکارسازی: اگر منحنی‌هایی که روزانه یا هفتگی به آن‌ها مراجعه می‌شود ساده و اندک باشد می‌توان راهکاری برای به‌روزرسانی و خودکارسازی در اکسل ایجاد کرد. اما اگر دادهها پیچیده‌تر باشند و تعداد نمودارها بیشتر باشد، توسعه راهکار به‌روزرسانی و خودکارسازی در اکسل به راحتی امکان‌پذیر نخواهد بود. اگر دادهها از منابع متعدد گردآوری شوند به‌روزرسانی و خودکارسازی با اکسل به بسیار دشوار خواهد بود.
-
- حجم زیاد دادهها: اگر داده‌های شما فراتر از چند صد هزار سطر باشد، اکسل کند می‌شود و تحلیل دادهها دشوار می‌شود. اگر دادهها پیچیده و حجم محاسبات قابل توجه باشد، کند شدن نرم‌افزار ممکن است با چند ده هزار یا حتی چند هزار سطر نیز آغاز شود.
-
- به‌اشتراک‌گذاری داده در کار تیمی: کار با فایل‌های اکسل به‌صورت تیمی و هم‌زمان می‌تواند باعث ایجاد ناهم‌خوانی و تضاد در فعالیت‌های مختلف شود و همگام‌سازی دادهها برای کار تیمی را سخت کند.
-
- نیاز به نمودارهای متعدد: وقتی تنوع در نمودارهای مورد نیاز زیاد می‌شود و نیاز کارشناسان برای مشاهده یک منحنی با پارامترها و فیلترینگ‌های مختلف افزایش می‌یابد، ابزارهای مصورسازی اکسل ممکن است جوابگو نباشد و راهکار اختصاصی برای مصورسازی تعامل لازم باشد.
-
- عدم پشتیبانی از اتوماسیون پیشرفته: ایجاد ارتباط بین اکسل برای اتصال به منابع داده‌ی متنوع و به‌روزرسانی خودکار دادهها نیازمند تنظیمات پیچیده و وقت‌گیر است. ارتباط با پایگاه‌های داده رابطه‌ای در پاوربی‌آی ساده‌تر و ساختاریافته‌تر انجام می‌شود.
چرا پاوربی‌آی؟
پاور بی‌آی به‌عنوان یکی از محبوب‌ترین ابزارهای هوش تجاری، امکانات گسترده‌ای برای تحلیل و مصورسازی دادهها و توسعه هوش تجاری ارائه می‌دهد – مخصوصا اگر با پایگاه‌های داده رابطه‌ای سر و کار داشته باشیم. برخی از مزایای آن عبارت‌اند از:
-
- یکپارچگی با منابع مختلف: امکان اتصال به منابع داده مختلف از جمله فایل‌های Excel، پایگاه‌های داده رابطه‌ای و خدمات ابری.
-
- قابلیت به‌روزرسانی خودکار: دادهها به‌صورت دوره‌ای به‌روزرسانی می‌شوند و نیازی به وارد کردن دستی اطلاعات نیست.
-
- گزارش‌گیری تعاملی: داشبوردهای Power BI بسیار تعاملی هستند و کاربران می‌توانند دادهها را در تعامل با داشبورد و مشاهده نمودار مورد نظر خود تحلیل کنند.
-
- انعطاف‌پذیری و مقیاس‌پذیری: از کسب‌وکارهای کوچک تا سازمان‌های بزرگ می‌توانند از این ابزار استفاده کنند.
جمع‌بندی
تحول دیجیتال در بسیاری از کسبوکارها با استفاده از ابزارهای هوش تجاری مانند Power BI آغاز می‌شود. اگر می‌خواهید در دنیای ارزش‌آفرینی با دادهها یک قدم جلوتر باشید و زمان آن رسیده تا برای محاسبه و رصد شاخص‌های کلیدی عملکرد از نرم‌افزار اکسل فراتر بروید و آینده کسب‌وکار خود را بهبود دهید، به استقرار سامانه‌های هوش تجاری در کسب‌وکار خود برنامه‌ریزی کنید.
دوره آموزشی مرتبط: