در دههها و سالهای اخیر دسترسی سازمانها و کسبوکارها به دادهها به صورت چشمگیری بیشتر از قبل شده است. پردازش و تحلیل این دادهها در هر کسبوکار کمک میکند تا در کنار تجربه، بینش عمیقتر و جامعتری نسبت به اوضاع داشته باشیم. به همین سبب، با استفاده به نتایج برآمده از تحلیل داده در فضای رقابتی کسبوکارها میتوانیم به تصمیمگیریهای بهتر و قابل اتکاتری دست یابیم و آن را برای خود به یک مزیت رقابتی بدل کنیم. اما آنچه در این مسیر باید به آن توجه شود این است که در سازمانها برای بهرهبرداری موثر از دادهها لازم است اصولی در سازمان حاکم باشد تا در دسترسی، پردازش، انتقال و تحلیل دادهها بیشترین کارایی را داشته باشیم. برای نیل به این هدف، سطح بالایی از هماهنگی و پایبندی به استانداردها در سازمان یا حتی فراتر از آن نیاز است. به همین خاطر، نیاز به وجود نوعی حکومت برای حفظ کارآمدی، کیفیت و امنیت دادهها در تمامی مراحل چرخه حیات آنها در سازمان مطرح میشود (Data Governance).
حاکمیت بر دادهها چیست و چرا اهمیت دارد؟
ایده حاکمیت بر داده در یک سازمان به مجموعهای از دستوراتی گفته میشود که حکم میکند چه کسی چگونه به دادهها دسترسی داشته باشد تا یکپارچگی و امنیت آنها بر اساس استانداردهای کلی سازمان حفظ میشود. حاکمیت دادهها پایداری دادهها و قابل اعتماد بودن آنها را تضمین میکند. این مسئله بسیار حائز اهمیت است چون در صورت عدم کارایی دادهها، تناقضهای موجود در سیستمهای مختلف سازمان به درستی شناسایی و رفع نمیشوند. این امر میتواند تلاشها برای یکپارچهسازی دادهها را پیچیده و زمانبر کند و یا مشکلاتی در یکپارچهسازی داده ایجاد کند که بر دقت گزارشدهی سامانههای هوش تجاری اثر بگذارد. علاوه بر این ناسازگاری دادهها ممکن است شناسایی و رفع نشوند و به این ترتیب دقت تجزیه و تحلیل و قابل اتکا بودن دادهها زیر سوال برود.
حاکمیت بر دادهها برای یک سازمان چه منفعتی دارد؟
به طور کلی، اجرای چارچوب حاکمیت بر داده میتواند ارزش دادههای سازمان را افزایش دهد. از آنجایی که این امر به بهبود دقت کلی دادهها کمک میکند و بر نتایج مبتنی بر آن دادهها نیز تأثیر میگذارد، میتواند از تصمیمات تجاری ساده روزانه تا ابتکارات پیچیدهتر برای تحول سازمان را شامل شود.
برخی دیگر از مزایای کلیدی برقراری حکمروایی داده عبارتند از:
ارتقای سواد داده در سازمان: دسترسی محدود به دادهها در سراسر یک سازمان میتواند خلاقیت و نوآوری را محدود کند و باعث میشود در فرایندهای تجاری افراد دائما به متخصصان دیگر وابسته باشند. شیوههای حاکمیت بر داده مسیری را برای تیمهایی که کارکردی مرتبط باهم دارند فراهم میکند تا درک مشترکی از دادهها در بین سیستمها ایجاد کنند. این درک مشترک میتواند خود را در قالب استانداردهای داده در سازمان از طریق مجموعه متمرکز از اطلاعات که تعاریف دادهها و فرادادهها[۱] در آن مستند شده آشکار کند. این مستندات ضمن تسهیل ارتباط با دادهها، پایهای برای توسعه راهکارهای هوش تجاری گوناگون مثل سلف سرویس (Self Service BI) میشود که دسترسی و استفاده پایدار از دادهها را در سراسر یک سازمان امکانپذیر میکند.
اطمینان از امنیت، حفظ حریم خصوصی و انطباق با قوانین: سیاستهای حاکمیت بر داده راهی را برای برآورده کردن خواستههای مقررات دولتی در مورد دادههای حساس و حریم خصوصی فراهم میکند. نقض این الزامات نظارتی میتواند منجر به جریمههای پرهزینه از سوی دولت و واکنش عمومی شود. برای جلوگیری از این امر، شرکتها ابزارهای حاکمیت بر داده را برای محافظت از دادهها در برابر نقض و یا سوء استفاده از آنها استفاده میکنند.
حفظ کیفیت دادهها: حاکمیت بر دادهها یکپارچگی، دقت، صحت و پیوستگی دادهها را تضمین میکند. دادههای باکیفیت به شرکتها این امکان را میدهد که گردش کار و مشتریان خود را بهتر درک کنند و همچنین نحوه بهینهسازی عملکرد کلی کسب و کار خود را راحتتر و موثرتر شناسایی کنند. از سوی دیگر هرچند خطاها در شاخصهای عملکرد میتوانند سازمان را به سمتی اشتباه هدایت کنند، اما ابزارهای حاکمیت بر داده میتوانند از آن جلوگیری کنند.
ارتقای پردازش و تحلیل داده: دادههای با کیفیت بستر اصلی برای تجزیه و تحلیلهای پیشرفتهتر و ابتکارات در حوزه علوم داده را فراهم میکند. این میتواند شامل گزارشدهی هوش تجاری یا پروژههای یادگیری ماشین و تحلیلهای پیچیدهتر باشد. این موارد تنها زمانی میتوانند عملیاتی شوند که ذینفعان اصلی آن به دادهها اعتماد کنند.
اجزای حاکمیت بر داده
چارچوب حاکمیت بر داده ترکیبی از قوانین، رویهها، ساختارهای سازمانی و فناوریهایی است که به عنوان بخشی از یک برنامه حاکمیتی ایجاد میشوند. به طور کلی اجزای حاکمیت بر داده عبارتند از:
استراتژی: استراتژی تعیینکننده رویکرد و روند استفاده و مدیریت دادههاست به گونهای که با اطمینان از حفظ ارزشمندی داده به عنوان یک دارایی برای سازمان، به گونهای موثر و مفید برای حل مشکلات کسب و کار و دستیابی به اهداف تجاری سازمان از دادهها استفاده شود.
سیاستها و استانداردها: سیاستها اشاره به اسنادی دارد که اصول مدیریت داده را تعیین میکنند. این اصول حقوق، اهداف، انتظارات و مسئولیتهای تصمیمگیری مبتنی بر داده را مشخص میکنند. در کنار آن، استانداردها کمک میکنند تا به بهترین شیوه برای تحقق سیاستها و خط مشی در سازمان دست یابیم.
روندها و فناوری: در مدیریت داده لازم است رویههای نظارت بر کیفیت دادهها، رسیدگی به مشکلات احتمالی، مدیریت فرادادهها و دادههای اصلی و فناوریهای لازم برای پیادهسازی، نظارت و نگهداری این رویهها مشخص شود.
همکاری و هماهنگی: پایبندی به ایده حاکمیت بر داده یک تلاش گروهی و متقابل است. بنابراین لازم است تا مسئولیتهای هر نقش و همچنین روند تعامل هر نقش با دیگران به طور مستند مشخص شود.
نظارت بر روند پیشرفت و ارتباطات سازمان: میزان پیشبرد و توسعه حاکمیت بر داده در سازمان بایستی با استفاده از شاخصهایی از کیفیت داده، میزان انطباق با خط قوانین تعریفشده و بازگشت سرمایه ارزیابی شود.
سواد[۲] و فرهنگ داده[۳] سازمانی: کارکنان یک سازمان باید ضمن درک اهمیت حاکمیت بر داده چگونگی کسب ارزش از دادهها را نیز درک کنند. این امر مستلزم پرداختن به فرهنگ داده و سواد دادهای است که در آن به حاکمیت داده ارج نهاده شود.
چه کسانی مسئول «حاکمیت بر داده» در سازمان هستند؟
افراد مختلفی در فرآیند حکمروایی بر داده در یک سازمان دخیل هستند که شامل مدیران تجاری، متخصصان مدیریت داده، کارکنان بخش IT و در نهایت کاربران نهایی که با حوزههای داده در سازمان آشنا هستند. اما مسئولیت هریک از این افراد در حفظ و نگهداری حکومت دادهها در سازمان چیست؟
مدیر ارشد داده (CDO)[۴] : عموما مدیر ارشد اجرایی است که بر برنامه حاکمیت بر داده در سازمان نظارت دارد و بیشترین مسئولیت را در قبال موفقیت یا شکست آن دارد. مسئولیت تامین تاییدههای لازم، تامین مالی و نظارت بر روند پیشرفت حاکمیت بر داده با اوست. اگر سازمانی مدیر ارشد داده نداشته باشد معمولا یکی از مدیران ارشد به عنوان حامی اجرایی برنامه عمل میکند و مسئولیتهای این نقش را ایفا میکند.
مدیر و تیم برنامه حاکمیت بر داده: این تیم به طور تمام وقت روی برنامه حاکمیت بر داده کار میکند و مسئولیت آن شامل هماهنگی رویههای حکمروایی بر داده، هدایت جلسات آموزشی و جلسات کلی در حوزه حکمفرمایی بر داده، ارزیابی و نظارت بر معیارهای پیشبرد برنامه و مدیریت ارتباطات داخلی برای دسترسی به داده است. در برخی شرکتها سرپرستی این تیم بر عهده مدیر ارشد داده است اما در برخی موارد مدیر ارشد داده به عنوان مسئول اجرایی داده در نظر گرفته میشود و مدیر حاکمیت داده سرپرستی این تیم را به عهده میگیرد.
کمیته حاکمیت بر داده: مسئولیت تعیین و تصویب خطمشی، قوانین و استانداردها بر عهده این کمیته است. این کمیته را مدیران اجرایی و صاحبان داده تشکیل میدهند و خط مشی اصلی حاکمیت بر داده، قوانین مرتبط با دسترسی و استفاده از داده و رویههای اجرایی آن را تایید میکنند و اختلافات بین واحدهای تجاری مختلف بر سر تعاریف و فرمتهای داده را حل و فصل میکنند.
جمعبندی
در سالهای اخیر به سبب توسعه فناوری و پیشرفت حوزه علوم داده اهمیت استفاده از دادهها و تصمیمگیری مبتنی بر پردازش و تحلیل دادهها در کسب و کارها بیش از پیش شده است. این امر سبب شده تا کسب و کارها برای افزایش هماهنگی و پایبندی به استانداردها در سازمان یا حتی فراتر از آن نوعی حاکمیت برای حفظ کارآمدی، کیفیت و امنیت دادهها در تمامی مراحل چرخه حیات خود در سازمان مطرح کنند. به تعبیر دیگر حاکمیت بر داده ساختاری نظاممند و شفاف را برای تولید، ذخیرهسازی و تحلیل دادهها در سازمان ایجاد میکند و در کارکردی دوسویه هم بر فرهنگ داده[۵] و سواد داده [۶]در سازمان تاثیر میگذارد و هم از آنها اثر میپذیرد.
پاورقی و منابع
1- Metadata
2- Data Literacy
3- Data Culture
4- Chief Data Officer(CDO)
5- فرهنگ داده کلید اثرگذاری علوم داده در کسب و کار (+)
6- چگونه سواد داده را در سازمان خود افزایش دهیم (+)
7- Data Governance Fundamentals Cheat Sheet(+)
8- What is data governance(+)
9- What is Data Governance and Why Do You Need It(+)
10- What is data governance and why does it matter(+)